You are here: Home / organizovanie podujatí / Ako zabezpečiť cateringové služby
Ako zabezpečiť cateringové služby

Ako zabezpečiť cateringové služby

Plánovanie podujatia môže byť náročné. Vaši dodávatelia musia poznať všetky detaily podujatia a všetky vaše požiadavky. Vždy majte na pamäti, že eventové, svadobné agentúry, cateringové spoločnosti a tak ďalej, skrátka všetci dodávatelia majú veľa rôznych zákazníkov, nielen vás. A každý z týchto klientov má iné potreby a požiadavky. Preto vždy odporúčam: trvajte na písomnej dohode. Dodávatelia sú tiež len ľudia, zabúdajú. A ak máte všetky detaily podujatia a všetky vaše požiadavky na papieri, je väčšia šanca že sa na nič nezabudne.

Vo všeobecnosti platí, že ak zariadenie (hotel, reštaurácia), v ktorom plánujete organizovať vaše podujatie, poskytuje i občerstvenie, tak trvá na tom, aby ste využívali ich služby, nie služby externej cateringovej firmy. Ak je toto problém, a vy trváte na tom, aby jedlo dodala vaša obľúbená cateringová spoločnosť, pouvažujte nad zmenou prostredia – presuňte event von. Tam máte slobodu rozhodovania nielen o tom čo, kedy, ale aj od ktorého dodávateľa.

Pozrite si aj článok: Dobrá cateringová spoločnosť je keď

Referencie

Spýtajte sa na odporúčania alebo relevantné referencie. Neporovnávajte hrušky s jablkami. To, že firma zabezpečila bez problémov občerstvenie na silvestrovskú párty pre 15 ľudí ešte neznamená, že vie rovnako dobre a bez problémov zabezpečiť občerstvenie na svadbu pre 300 hostí.

Je možné, že vás cateringová spoločnosť vyzve, aby ste sa zúčastnili niektorého z podujatí, na ktorom bude v blízkej dobe zabezpečovať občerstvenie. A vás to samozrejme poteší, veď prečo by ste nešli na nejakú anonymnú firemnú párty? Ja vám poviem prečo: cateringová firma je dodávateľ, nie organizátor, nemá práva hostiteľa, teda nemá právo vás na takéto podujatie pozvať. Je to neetické a neprofesionálne. Ani vám by sa nepáčilo, ak by váš dodávateľ rovnakým spôsobom pozval niekoho na vašu párty. Iné je, ak cateringová firma pripraví pre svojich nádejných klientov vlastnú ochutnávku (vo vlastnej réžii). Tam si môže pozvať koho len chce. A ja teraz tajne dúfam, že toto ľudia z niektorých našich cateringových firiem čítajú. Alebo, že im vy čoskoro podobné pozvanie odmietnete…

Spýtajte sa, či už niekedy pripravovali občerstvenie na mieste, o ktorom uvažujete. Rovnako sa spýtajte manažéra či prevádzkara daného miesta na ich vlastné skúsenosti s danou cateringovou spoločnosťou.

Ochutnávka jedál

Referencie sú fajn, ale dobré je tiež, ak absolvujete ochutnávku vami vybraných jedál. Niektoré jedlá môžu na obrázku vyzerať skvele, ale v skutočnosti môže byť ich kvalita či chuť iná než očakávate (aspoň pokiaľ sa nepokúšate doplniť o zážitok z molekulárnej gastronómie, tam sa predpokladá, že jedlo bude chutiť úplne inak, než by ste očakávali). Takéto testovanie vám okrem iného poslúži aj na zníženie množstva plánovaných druhov jedál.

Majte veľa otázok

Skontrolujte, či vybraná cateringová firma má všetky povolenia potrebné pre poskytovanie gastronomických služieb a či má dostatočné poistné krytie pre prípad nečakaných problémov.

Spýtajte sa, či má prístup ku komerčnému kuchynskému vybaveniu a zásobám. Myslíte si, že samozrejme, že má, je to predsa dodávateľ občerstvenia… No, ja len, že sú tu aj dodávatelia cateringových služieb, ktorí nie sú nič viac než sprostredkovatelia a pravdepodobne nielenže nebudú ochotní, ale hlavne nebudú schopní riešiť gastronomické zmeny na poslednú chvíľu.

Spýtajte sa, aké dodatočné služby poskytujú. Možno nájdete takú kombináciu služieb, ktorá lepšie vyhovuje vašim potrebám.

Pýtajte sa na financie, na všetky drobnosti, ktoré sa premietajú do cien: doprava, obsluhujúci personál, DPH či provízia. Toto všetko môže podujatie predražiť. Pred podpisom zmluvy si ju ešte raz dôkladne prečítajte, čítajte aj malé písmenká.

Odporúčam využívať lokálnych poskytovateľov služieb, vyhnete sa tak zbytočným nákladom na dopravu. Ale urobte si predtým malý prieskum: niektorí dodávatelia si v prípade objednávky nad určitú finančnú hranicu neúčtujú dopravné náklady a s tým súvisiace výdavky (diaľničná známka, mýto).

Náklady na reklamu a propagáciu sa obvykle (nie vždy samozrejme) premietajú do cien pre konečného spotrebiteľa, tak sa nedajte zmiasť efektnými reklamnými a propagačnými materiálmi.

Termín podujatia

Vyvarujte sa plánovaniu podujatia v čase, kedy vrcholia svadby, alebo iné sezónne podujatia ako vianočné večerky. Sezónnosť má aj v tomto prípade vplyv na ceny a dostupnosť dodávateľa, o ktorom uvažujete. Napríklad taký máj – jún sú absolútne svadobné mesiace. Okrem toho začínajúce dovolenkové obdobie môže mať za následok dodatočné náklady na dodatočné personálne zabezpečenie. Sobota je deň, kedy je o služby cateringových spoločností vždy veľký záujem, naplánujte podujatie na piatok alebo na nedeľu, bude to lacnejšie.

Servis

Má vaša cateringová spoločnosť servis, ktorý presne zodpovedá vášmu štandardu? Alebo si budete musieť rezervovať servis niekde inde? Budete potrebovať zabezpečiť aj dodatočné poháre, ktoré budú lepšie vyhovovať vášmu výberu nápojov a spôsobu obsluhy? To môže mať za následok dodatočné náklady, preto sa radšej informujte ohľadom servisu, ktorý má cateringová firma k dipozícii vopred.

Spolupráca s dodávateľom

Ak pri plánovaní podujatia pracujete v tíme, vyberte niekoho, kto sa stane kontaktnou osobou medzi tímom a dodávateľom cateringových služieb. Zníži to celkovú komplexnosť a zložitosť procesu a odfiltruje nepodstatné veci.

Majte k dispozícii telefónne číslo na dodávateľa cateringových služieb pre prípad, že sa veci zmenia, alebo keď budete potrebovať odovzdať dôležité informácie. Taktiež ich majte k dispozícii aj počas podujatia. Môže sa stať, že budete potrebovať na poslednú chvíľu doplniť zásoby kvôli neočakávaným návštevníkom.

Len veľmi ťažko sa budete na svojom podujatí cítiť príjemne, ak sa vám z nejakého dôvodu nepáči spolupráca s dodávateľom cateringových služieb. Ak je to takto, potom zvážte zmenu dodávateľa alebo nájdite niekoho, kto bude vytrvalo aj naďalej miesto vás hájiť vaše záujmy a vy tak získate cenný pokoj počas celého procesu plánovania podujatia.

Už som to spomínala. Majte všetko potvrdené písomne. Uistite sa, že zmluva obsahuje všetky detaily akcie. Nepredpokladajte, že vaše požiadavky sa zrealizujú „na dobré slovo“. Pamätajte si, ak niečo nie je dohodnuté písomne, potom môžete, v prípade problémov, len ťažko bojovať o náhradu škody.

Tipy na záver

Ak plánujete rozsiahle bufetové menu, požiadajte svojho dodávateľa, aby k jednotlivým jedlám umiestnil aj ceduľky s názvom, prípadne i zložením jedál. Vaši hostia to ocenia a skutočne si vychutnajú tento gastronomický zážitok. Takéto kartičky prinútia vašich hostí vyskúšať aj iné zaujímavé a jedinečné jedlá.

Majte na pamäti zodpovednosť spojenú s podávaním jedál. Väčšina stravovacích zariadení a cateringových spoločností vám nedovolí vziať si zvyšky jedál domov, a ak áno, tak len do určitej miery a vzťahuje sa to len na potraviny, ktoré nie sú nebezpečné. V žiadnom prípade si neberte domov jedlá z mäsa, majonézy, mliečnych výrobkov a pod. V opačnom prípade sa sami vystavujete nebezpečenstvu ochorenia z pokazeného jedla a zodpovednosť v našich zemepisných šírkach nemusí vždy padnúť na vášho dodávateľa.

About Tatiana Leporis

I am Tatiana Leporis, marketing lady, who work for Lowe GGK now. worked for JandL, UNIT (current Tempest), CD Ogilvy, Slovnaft, Creo/Young & Rubicam in the past. I am interested in everything related to marketing strategies, inbound marketing and engagement marketing.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Môžete použiť tieto HTML značky a atribúty: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Scroll To Top